Политика в отношении обработки и защиты персональных данных

Политика в отношении обработки и защиты персональных данных

ГЛАВА 1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Настоящая Политика в отношении обработки и защиты персональных данных (далее, если не указано иное – Политика) принята в целях исполнения требований законодательства Республики Беларусь, обеспечения защиты прав субъектов персональных данных, обрабатываемых ЗАО «АЙГЕНИС» (далее –Оператор) в рамках хозяйственной деятельности, соблюдения конфиденциальности и безопасности процессов их обработки. Политика определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых персональных данных, функции Оператора при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые требования к защите персональных данных.

1.2. Настоящая Политика разработана во исполнение требований абз. 3 п. 3 ст. 17 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99–З «О защите персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.

1.3. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Оператор и распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения Политики.

1.4. Во исполнение требований п. 4 ст. 17 Закона о персональных данных Политика публикуется в свободном доступе в информационно–телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.

1.5. Основные понятия, используемые в Политике:

автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

блокирование персональных данных – прекращение доступа к персональным данным без их удаления;

информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:

– сбор;

– запись;

– систематизацию;

– накопление;

– хранение;

– уточнение (обновление, изменение);

– извлечение;

– использование;

– передачу (распространение, предоставление, доступ);

– обезличивание;

– блокирование;

– удаление;

– уничтожение;

оператор персональных данных – государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных;

персональные данные – любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;

предоставление персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц;

программный комплекс AIGENIS invest – совокупность технических средств, технологий и программных сервисов (мобильное приложение AIGENIS invest для мобильных операционных систем iOS, Android и веб-версия мобильного приложения AIGENIS invest и иные), позволяющих осуществлять дистанционное обслуживание;

распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных;

удаление персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

1.6. Основные права и обязанности Оператора

1.6.1. Оператор имеет право:

1) самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено законодательством;

2) поручить обработку персональных данных другому лицу, если иное не предусмотрено законодательством, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;

3) получать и обрабатывать персональные данные при заключении гражданского–правового договора на оказании брокерских, депозитарных и иных услуг без получения согласия субъекта персональных данных на их обработку.

1.6.2. Оператор обязан:

1) организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

2) отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных в течение пяти рабочих дней после получения соответствующего заявления субъекта персональных данных, если иной срок не установлен законодательными актами либо уведомить субъекта персональных данных о причинах отказа в ее предоставлении. Предоставляется такая информация субъекту персональных данных бесплатно, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;

3) сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трех рабочих дней после того, как Оператору стало известно о таких нарушениях;

4) исполнять требования уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных.

1.7. Субъект персональных данных имеет право:

1) получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных.

2) требовать от Оператора внесения изменений в свои персональных данных в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными. В этих целях субъект персональных данных подает Оператору заявление в порядке, установленном статьей 14 Закона о персональных данных, с приложением соответствующих документов и (или) их заверенных в установленном порядке копий, подтверждающих необходимость внесения изменений в персональные данные. Субъект персональных данных вправе иными способами, предусмотренными законодательством, вносить изменения в свои персональные данные;

3) получать информацию о предоставлении его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

4) в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие на обработку персональных данных;

5) требовать от Оператора блокирования или удаления его персональных данных, если они незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

6) обжаловать действия (бездействие) и решения Оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

1.8. Контроль за исполнением требований Политики осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.

1.9. Ответственность за нарушение требований законодательства Республики Беларусь и нормативных актов Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 2.

ЦЕЛИ СБОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1.Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

2.2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

2.3. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:

– обеспечения соблюдения законодательства Республики Беларусь;

– осуществления своей деятельности в соответствии с уставом Оператора и выполнения работ и/или оказания услуг профессионального участника рынка ценных бумаг;

– ведения кадрового делопроизводства, обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности;

– содействия работникам в трудоустройстве, получении образования, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества;

–  обработки информации (резюме) кандидата на трудоустройство у Оператора;

– организации постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;

– заполнения и передачи в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;

– осуществления гражданско–правовых отношений, в том числе посредством программного комплекса «AIGENIS invest»;

– рассмотрения обращений;

– направления субъекту персональных данных уведомлений, в том числе SMS–сообщений;

– ведения бухгалтерского учета;

– осуществления пропускного режима.

2.4. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.

ГЛАВА 3

ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:

– Конституция Республики Беларусь;

– Гражданский кодекс Республики Беларусь;

– Трудовой кодекс Республики Беларусь;

– Налоговый кодекс Республики Беларусь;

– Закон о персональных данных;

– иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.

3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:

– устав Оператора;

– договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;

– согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных (в случая, когда получение такого согласия предусмотрено законодательством).

ГЛАВА 4

ОБЪЕМ И КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в главе 2 Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.2. Оператор может обрабатывать перечисленные персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных.

4.2.1. Кандидаты для приема на работу к Оператору:

– фамилия, имя, отчество;

– пол;

– гражданство;

– дата и место рождения;

– контактные данные;

– сведения об образовании, опыте работы, квалификации;

– иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.

4.2.2. Работники и бывшие работники Оператора:

– фамилия, имя, отчество;

– пол;

– гражданство;

– дата и место рождения;

– изображение (фотография);

– паспортные данные;

– адрес регистрации по месту жительства;

– адрес фактического проживания;

– контактные данные;

– учетный номер плательщика;

– сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;

– семейное положение, наличие детей, родственные связи;

– сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;

– данные о регистрации брака;

– сведения о воинском учете;

– сведения об инвалидности;

– сведения об удержании алиментов;

– сведения о доходе с предыдущего места работы;

– иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.

4.2.3. Члены семьи работников Оператора:

– фамилия, имя, отчество;

– степень родства;

– год рождения;

– иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.

4.2.4. Клиенты и контрагенты Оператора (физические лица), в том числе Пользователи программного комплекса «AIGENIS invest»:

– фамилия, имя, отчество (при наличии);

– дата и место рождения, гражданство;

– реквизиты документа, удостоверяющего личность, и/или иного документа, на основании которого проводится идентификация;

– адрес регистрации по месту жительства и/или место пребывания;

– контактные данные;

– учетный номер плательщика;

– номер банковского счета;

– иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.

4.2.5. Представители (работники) клиентов и контрагентов Оператора (юридических лиц):

– фамилия, имя, отчество (при наличии);

– реквизиты документа, удостоверяющего личность, и/или иного документа, на основании которого проводится идентификация;

– контактные данные;

– занимаемая должность;

– иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров;

4.3. Обработка Оператором биометрических персональных данных (например, фотографии) осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

4.4. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 5

ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ. МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРИ ИХ ОБРАБОТКЕ

5.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе на основании абзаца 20 статьи 6 Закона и статьи 8 Закона Республики Беларусь от 30.06.2014 № 165—З «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения».

5.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового согласия в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

5.3. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.

5.4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

5.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:

– получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;

– получение персональных данных посредством их предоставления межбанковской системой идентификации (МСИ);

– получения персональных данных из общедоступных источников;

– внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;

– использования иных способов обработки персональных данных.

5.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

5.7. При заключение гражданско—правового договора по оказанию брокерских услуг, Оператор передает персональные данные ОАО «Белорусская валютно—фондовая биржа». Передача персональных данных органам дознания и следствия, в налоговые органы, Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, орган финансового мониторинга и другие органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

5.8. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

– определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;

– принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;

– назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;

– создает необходимые условия для работы с персональными данными;

– организует учет документов, содержащих персональные данные;

– организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;

– хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;

– организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.

5.9. Оператор осуществляет хранение персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Республики Беларусь, договором.

5.10. При обработке персональных данных Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

5.11 Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

— определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

— применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивают уровни защищенности персональных данных;

— оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

— учетом машинных носителей персональных данных;

— обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

— восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

— установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;

— контролем эффективности применяемых мер и средств по обеспечению безопасности персональных данных, а также контролем уровня защищенности информационных систем персональных данных.

ГЛАВА 6

АКТУАЛИЗАЦИЯ, ИСПРАВЛЕНИЕ, УДАЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОТВЕТЫ НА ЗАПРОСЫ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

6.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в п. 1 и 4 ст. 11, п. 1 ст. 12 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных при получении заявления субъекта персональных данных.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Заявление должно содержать:

– фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

– дату рождения субъекта персональных данных;

– идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия Оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

– изложение сути требований субъекта персональных данных;

– личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.

Заявление может быть направлено в письменной форме, в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее-ЭЦП) в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если в заявлении субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Субъекту персональных данных может быть отказано в предоставлении информации в соответствии с п. 3 ст. 11 Закона о персональных данных.

6.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных либо по его заявлению или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента получения указанного заявления или запроса на период проверки.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов уточняет (изменяет) персональные данные в течение 15 дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

6.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при получении заявления субъекта персональных данных либо запроса уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения заявления (запроса).

6.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат удалению, если иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных или законодательством. Отзыв субъектом персональных данных согласия на их обработку влечет односторонний отказ Оператора от дальнейшего исполнения гражданско—правового договора оказания брокерских услуг (внесудебное расторжение договора).